רשות האוכלוסין וההגירה היא גוף ייחודי במגזר הציבורי בישראל. היא עוסקת בנושאים הנמצאים בלב סדר היום הציבורי במדינת ישראל, ופעילותה נוגעת לכל אזרח ותושב במדינת ישראל - מלידה ועד פטירה, ולכל נתין זר הבא בשעריה. בין תפקידיה הרבים של הרשות הם ניהול מרשם האוכלוסין, הסדרת מעמד ומתן אזרחות ואשרות וביצוע ביקורת גבולות במעברי הגבול הבינלאומיים של ישראל. העיסוק במגוון הרחב של התחומים ממקם את הרשות כגורם ממשלתי משמעותי, בעל השפעה רבה על הציבור והפרט בישראל.
כדי לקבל החלטות מהירות בצורה המיטבית, לחזות צרכים עתידיים ולתכנן מדיניות, לייעל תהליכים ולהתמודד עם האתגרים המורכבים בצורה אופטימלית, שמנו לנו כמטרה לגבש אסטרטגייה סדורה לאיסוף ומינוף דאטה. רצינו לייסד מאגר נתונים רחב ואיכותי ולפתח יכולות מתקדמות לניתוח נתונים והנגשה שלהם, תוך שימוש בטכנולוגיות מתקדמות וחיבור לפלטפורמות דיגיטליות.
למדנו את המצב הקיים – מיפינו את הפערים המרכזיים לאורך כל שרשרת הערך של הדאטה כפי שהיא פועלת כיום ברשות, בהסתכלות על ארבעה שלבים:
איסוף – האם הנתונים קיימים? מה האיכות שלהם?
אחסון – האם קיימת סטנדרטיזציה לאיסוף ותיעוד של נתונים? באיזה אופן נשמרים הנתונים?
ניתוח – האם ברשותנו כלים וסביבת עבודה טכנולוגית לפיתוח מענים מתקדמים?
הנגשה ושימוש – האם תהליכי ההנגשה מוסדרים? קיימים כלים ותשתיות המאפשרים נגישות לדאטה?
כחלק מתהליך המיפוי, ערכנו ראיונות עם 10 בעלי תפקידים בהנהלה הבכירה של הרשות ובצענו סקר בקרב ההנהלה המורחבת, שנועד להעריך את מצבה של הרשות בהיבטי שימוש בדאטה. על בסיס הראיונות והסקר, גיבשנו תובנות שנגעו לחסמים העיקריים למינוף הדאטה בארבעה צירים מרכזיים:
אנשים - מודעות לערך שבדאטה, מבנה ארגוני, כוח אדם מתאים.
תהליכים - ביצוע תהליכים מקוונים, דאטה כרכיב הכרחי לקבלת החלטות, הטמעה, תיעוד ושיתוף ידע תהליכי.
נתונים - איכות, זמינות ומהימנות הדאטה, ארכיטקטורת נתונים, ייבוא נתונים ממקורות חוץ ארגוניים, משילות דאטה.
טכנולוגיה - מערכות מידע, כלים ותשתיות לניתוח, סביבת מחקר, רמות שירות ואחריות.
ניתחנו מדיניות ושימושים בדאטה בארגונים דומים ב-8 מדינות נבחרות. את היוזמות שמצאנו מיפינו בהתאם לעולמות התוכן של הרשות (ניהול מרשם האוכלוסין, טיפול בבקשות למתן מעמד (אזרחות ותושבות), הסדרת העסקת עובדים זרים, אכיפה על שהות זרים ועל מעסיקי זרים, ניהול ביקורת הגבולות וכו'). לדוגמא, תחת הקטגוריה של "ביקורת גבולות", ניתחנו דשבורד דינאמי למיפוי תנועת ההגירה באירופה, שפותח על ידי הנציבות האירופית. בנוסף, מיפינו את שימושי הדאטה שנכללו במחקר על גבי מטריצת עבודה, ששימשה אותנו כתשתית לבניית מטריצה של רשות האוכלוסין וההגירה, בה ייבחרו אזורי מיקוד לגיבוש מהלכים אסטרטגיים.
כדי לגבש חזון דאטה לארגון ערכנו סדנה בהשתתפות מנהלים בדרג הביניים, בה גובשו תמונות עתיד (חזון ומהלכים) עבור שלושת רכיבי הליבה המרכזיים של הרשות: אכיפה, שירות ורגולציה. הסדנא כללה שלושה שלבים מרכזיים:
הצגת תמונת מצב – הצגנו את תפקיד הדאטה במגזר הציבורי (Data Is the new Oil), בדגש על רשות האוכלוסין וההגירה, ואת התובנות המרכזיות ממחקר המשתמשים ומהבנצ'מארק. סקרנו את תמונת המצב של הרשות בנוגע לדאטה (תשתיות קיימות, חסמים וסיכונים, תהליכים עסקיים מרכזיים ותפקיד הדאטה בהם) והצגנו את התועלות הפוטנציאליות של שימוש בנכסי הדאטה של הרשות. למשל, שימוש יעיל יותר במשאבים, שיפור הממשק עם התושב כתוצאה מהבנה טובה יותר של הצרכים והבעיות, שיפור יכולת קבלת ההחלטות של הממשלה על ידי חיזוי מגמות עתידיות וכו'.
על מנת להמחיש את חשיבות הדאטה במגזר הציבורי הצגנו את השימוש בדאטה בניהול אפקטיבי וממושך של אירועי קיצון ברמה הלאומית, דוגמת ווירוס הקורונה: חיזוי מגמות והיערכות למקרי קיצון, יצירת מדדי התראה מבוססי דאטה לצורך גיבוש תמונת מצב מדוייקת בזמן אמת וכו'.
גיבוש חזון דאטה – הצגנו וניתחנו את חזון הדאטה של מדינות בעלות אסטרטגיית דאטה לאומית (דוגמת קנדה, אוסטרליה ואירלנד) ושל חברות בינלאומיות מובילות במגזר העסקי (דוגמת גוגל, נייק ואמזון). בקבוצות דנו על חזון הדאטה של הרשות והגדרנו חזון: "רשות האוכלוסין וההגירה תמנף דאטה איכותי ומהימן כבסיס לקדמה וחדשנות לטובת קבלת החלטות מיטבית, ובקרה וייעול תהליכים ושיפור השירות. כל זאת, תוך שקיפות ושיתופיות בנתונים והבטחת נאותות השימוש – לטובת אזרחי ותושבי מדינת ישראל, והבאים בשעריה".
גיבוש מהלכים עסקיים - העברנו את מסגרת העבודה לצוותים יעודיים לצורך חשיבה על כיווני פעולה אסטרטגיים ויצירת מהלכי דאטה (כיוונים אסטרטגיים), כנגזרת מחזון הדאטה ואל מול אזורי העיסוק של הרשות. הגדרנו 12 מהלכים עסקיים נדרשים, שכללו הסבר על המהלך, הרציונאל, וניתוח לפי ארבעה קריטריונים: מידת ההשפעה, מידת הישימות וזמן הביצוע. התוצר של הסדנא הובא לאישור ההנהלה בפורום נפרד (יפורט בשלב הבא).
בהמשך לסדנת מינוף הדאטה, ביצענו סדנה נוספת להנהלה הבכירה, בהשתתפות מנכ"ל הרשות, שכללה ארבעה שלבים עיקריים:
הצגת תמונת המצב – באופן דומה לזה שהתרחש בסדנת גיבוש החזון, יצרנו שפה אחידה ויישרנו קו על תמונת המצב של הרשות בנוגע לדאטה.
דיוק חזון הדאטה – הצגנו, דייקנו וטייבנו את החזון שגובש בסדנת דרג הביניים עד להסכמה מלאה.
הצגת המהלכים העסקיים ותעדוף – הצגנו את 12 המהלכים העסקיים שגובשו על ידי דרג הביניים, מתוכם תעדפנו שישה מהלכים מרכזיים למימוש על פי אימפקט (תוספת הערך וההשפעה על המדדים שיוגדרו בתהליך) ומידת הישימות (לאור היכולות הקיימות, ההשקעה הנדרשת, חסמים ורגולטורים). התהליכים נבחרו מתוך שלושה אשכולות שונים ומרכזיים בפעילות הרשות: מדיניות, אזרחים ושירות, וזרים.
הצגת הפערים למימוש המהלכים וגיבוש מהלכים תשתיתיים – הצבענו על הפערים המרכזיים בדרך למימוש המהלכים העסקיים, תוך התייחסות לבעלי התפקידים הנדרשים, היכולות הטכנולוגיות, מודלי ההפעלה, זמינות מאגרי המידע, איכותם ומהימנותם. אל מול הפערים הגדרנו מהלכים תשתיתיים-רוחביים (לדוגמה: גיבוש מודל הפעלה ותהליכים מיטביים לאיסוף, אחסון וניתוח דאטה; חיזוק ההון האנושי והיערכות במבנה ארגוני מתאים לצד קידום תרבות ארגונית, התאמת תשתית טכנולוגית לפיתוח מענים מבוססי דאטה).
פריטת המהלכים לפרוייקטים ובניית מפת דרכים ליישום – פרטנו את המהלכים האסטרטגיים (העסקיים והתשתיתיים) לפרוייקטים. העבודה כללה אבני דרך מרכזיות ליישום המהלכים הנצרכים, תיאור כללי של המשאבים הנדרשים (כולל הערכת תקציב), ולוחות זמנים. במסגרת תוכנית העבודה הגדרנו KPI (מדדי הצלחה לתהליך). מדדי ההצלחה התייחסו לממדי תוצאה (השינוי המצופה, למשל עלייה בשימוש בדאטה בתהליך קבלת ההחלטות) וממדי תפוקה (תוצרי הפעילות המשקפים את העשייה, לדוגמא מספר הדשבורדים שפותחו בשנה). המדדים כללו התייחסות לתהליך האסטרטגי, למהלכים העסקיים ולמהלכים התשתיתיים – בהתאם לתוכנית העבודה שגובשה. את התוצרים הצגנו לפורום ההנהלה.
בימים אלו הרשות עושה את צעדיה הראשונים ליישום אסטרטגיית הדאטה, בהובלת מוביל הדאטה הראשי (Chief Data Officer), שגוייס ובהתאם לתוכנית-אב ליישום המאורגנת בשלושה צירים עיקריים: ארגוני, עסקי וטכנולוגי. תוכנית היישום משלבת תכנון מהלכים תשתיתיים רוחביים לצד מענים לצרכים עסקיים נקודתיים.
כמו כן, לטובת הוצאתה לפועל של תוכנית היישום גוייס כוח אדם נוסף ליחידת ה-BI ונוצרו התקשרויות לקבלת שירותי יעוץ בנושאים שונים ובהם: תשתיות נתונים, אוריינות ושימוש בדאטה, וויזואליזציה של נתונים, אנליטיקה מתקדמת ויישום פרויקטים מבוססי נתונים לטיוב רגולציה.
זאת תחילת דרכה של רשות האוכלוסין וההגירה להיות ארגון מבוסס דאטה.
