פלטפורמת גפ"ן

כשהפלטפורמה עלתה לאוויר, צפו המון חששות ושאלות מצד המשתמשים. מצורת עבודה ידנית ומוכרת אליה המשתמשים התרגלו, הם היו צריכים לעבור למערכת דיגיטלית חדשה, עם מגוון פיצ'רים ומסכים. לכן, הקמנו מערך ליווי והטמעה לתמיכה במשתמשים. 
המערך פעל באמצעות מדריכים ייעודיים במחוז, הן עבור מוסדות והן עבור רשויות. במסגרת המערך פורסמו מדריך הנחיות מפורט וטיפים שבועיים בנושא המערכת, נערכו וובינרים בנושאים שונים, שעה שבועית פתוחה לפניות ושאלות וכן הוקם מוקד ייעודי למתן מענה בכל הנושאים הקשורים לגפ"ן מצד כלל הלקוחות (מנהלים, רשויות, ספקים וכיו"ב). המערך היה אפקטיבי ותרם משמעותית להטמעת המערכת.

כשפרצה מלחמת 'חרבות ברזל' היה צורך לתת מענה בשטח בצורה מאוד מהירה – בית ספר פגוע, תלמיד שהורה שלו נפל, ושלל מצבים קיצוניים שדורשים מענה חינוכי ורגשי מהיר ומותאם אישית. במהלך חודש אוקטובר, בזכות קיומה של הפלטפורמה, ביצענו התאמות במערכת כך שניתן היה לבחור מענים מתוך סל גפ"ן בחירום והקצינו באמצעות המערכת תקציבים ייעודיים לחירום. ההנגשה המהירה של התקציבים התאפשרה בזכות:
1.    ההטמעה המהירה של המערכת – התשתית הוטמעה בצורה מאוד מהירה בשטח (אלפי בתי ספר, מאות רשויות, ואלפי ספקים) וכך התאפשר מענה מהיר בשעת חירום.
2.    הגמישות של הפלטפורמה - התשתית מאוד גמישה וידידותית, כך שניתן היה בטווח זמן קצר לפתח מענה לניהול תקציבי החירום לצד תקציב הגפ"ן. 

כשיצאנו לדרך ידענו שאחת המטרות של הפלטפורמה היא לאפשר ולעודד בחירות מושכלות למנהלי בית הספר ולרשויות המקומיות. לכן, המערכת מבוססת נתונים המונגשים במתכונת BI לגורמים הרלוונטיים. הנגשת הנתונים מתבצעת במספר מישורים:
1.    נתוני גפ"ן שולבו במודל משרדי שנקרא "תיק מוסד". המודל נותן לעובדי משרד החינוך תמונה מלאה על מוסדות החינוך כמעט מכל הזוויות שלו – בגרויות, רישוי, בינוי וכעת גם גפ"ן. המודל משרת את המטה, המחוזות וצוותי ההטמעה שיכולים לבדוק בכל רגע את הנתונים של המוסדות עליהם הם ממונים. 

2.    אנחנו משקפים את הנתונים חזרה לשטח. בתוך מערכת גפ"ן, הקמנו דשבורדים שזמינים לבתי הספר, לרשויות ולמחוזות, ומאפשרים להם לצפות בנתונים הרלוונטיים אליהם, לנתח את הפערים והביצועים של בתי הספר ולמקד את המשאבים: מה התקציב שתוכנן, אחוזי תכנון מול ביצוע, עמידה ביעדים משרדיים, דו"חות ומגוון מסננים נוספים (למשל, מה המענים שהכי הרבה מוסדות בחרו?). 

כדי לסייע בהבנת הדשבורדים ובעבודה איתם, יצרנו מערכת תמיכה משמעותית: כל דשבורד מלווה בעמוד פתיחה שמסביר את המטרה, המקור של הנתונים, דגשים לשימוש נכון, כתובת לשאלות, צילומי מסך ועוד. 

3.    הקמנו צוות דאטה שמפתח ומדייק את מערכת הנתונים בצורה שוטפת, לאור הצרכים שעולים מהשטח. 

4.    נתוני גפ"ן מונגשים לציבור הרחב במסגרת 'מערכת שקיפות בחינוך'. המערכת מציגה מידע בעל חשיבות ציבורית, תוך שמירה על זכויות הפרט ומגבלות משפטיות. הנתונים כוללים תשומות (כגון שעות הוראה ותקציב) ותפוקות (העשייה החינוכית, תרומה לקהילה והישגים לימודיים), ומסייעים בניתוח נתונים תקציביים וכמותיים. 

עוד לפני שעלינו לאוויר ידענו שמדובר בשינוי רוחבי ומשמעותי, ולכן לא נוכל לצאת עם מוצר מושלם, ונצטרך לדייק את המערכת תוך כדי תנועה בהיבטים רבים: הנחיות, רגולציה, טיוב הפלטפורמה הדיגיטלית ותהליכי הבקרה וכיו"ב. 
היכולת להשתפר ולתקן תוך כדי תנועה התאפשרה בזכות הגמישות הארגונית והתפעולית ושיתוף הפעולה בין כלל השותפים. בנינו תשתיות להיוועצות שוטפת עם כלל השחקנים - גזברים, מנהלי אגפי חינוך מנהלים ועוד, ואנחנו מקיימים באופן קבוע פגישות וקבוצות מיקוד משותפות על מנת להמשיך ולשפר את התוכנית ואת הפלטפורמה הדיגיטלית. 
בנוסף, הקמנו קבוצה ייעודית המורכבת מנציגות של כלל בעלי העניין, בדגש על משתמשים שזיהינו כמשתמשים יום-יומיים, לצורך הצגת פיתוחים חדשים טרם העלאתם במערכת וקבלת חיווי ישיר ומיידי מהשטח.