מערכת אמו"ן - מחברים נתונים למציאות

לצוות הפרויקט לא הייתה אפשרות לעצור ולתכנן לפרטי פרטים, שכן נדרש פתרון מהיר שיוכל להוכיח את עצמו כבר מהשלבים הראשונים.

•    פיתוח מערך עובד בתוך חודש וחצי: נבנה דשבורד ראשוני שסיפק ערך מיידי בתוך שבועות בודדים. הדשבורד אפשר להציג נתונים על המפונים, היקפי השפעת המלחמה, צרכים מידיים ונתונים חיוניים לקבלת החלטות. יצירת מערך עובד ופעיל באופן מיידי נתנה לצוות נקודת התחלה ברורה לשיפור ושכלול המערכת עם הזמן.

•    עבודה עם נתונים זמינים: במקום להמתין לאיסוף מלא של דאטה, הצוות התחיל לעבוד עם המידע הקיים וביצע התאמות על-פי התוצאות בשטח. כל שכבת נתונים נוספת הביאה לדיוק גבוה יותר בהחלטות. הגישה הייתה שאם יש מידע מסוים, אפילו חלקי, עדיף להשתמש בו כבסיס להחלטות מאשר להמתין למידע מושלם שיעכב את מתן השירותים לתושב.

•    רתימת המשרדים בעזרת הצגת ערך מיידי: המערכת הוצגה כהזדמנות עבור כל משרד לראות את הערך שהוא מקבל ממנה ולתת ערך למשרדים אחרים. צוותי המשרדים השונים נשאלו "איך אפשר לעזור לכם?", וכן "מה תוכלו לשתף?". הצגת נתונים ראשוניים שיצרו תובנות אמיתיות עודדה משרדים נוספים להצטרף לתהליך. הרצון העז אצל כלל המשרדים להעניק מהידע והדאטה לטובת תמיכה באוכלוסיית המפונים הורגש לאורך התהליך וסייע להצלחתו. 

•    הגדרת תפקידים ברורה: הצוות כלל מנהלי מוצר, מנתחי נתונים, מפתחים, מומחי UX ואנשי שותפויות שעבדו יחד בגישה הוליסטית. לכל שחקן היה תפקיד מוגדר, גם אם רחב, בתהליך. תיאום שוטף בין בעלי התפקידים מנע עיכובים ואפשר קבלת החלטות מהירה.

•    ניהול שותפויות בין-משרדיות: תפקיד חדש של "מנהל שותפויות" נוצר כדי לרכז את הקשרים עם כל המשרדים, ולוודא שהתהליך נשאר חוצה-ארגונים ולא מבודד בכל משרד בנפרד. הדבר אפשר עבודה מתואמת תוך הבנה מעמיקה של הצרכים הייחודיים של כל משרד.

•    שפה אחידה למידע: במקום שכל משרד ישתמש בהגדרות משלו, נבנתה מסגרת אחידה שתאפשר לכל הגורמים להבין את הנתונים באופן זהה. מהלך זה אפשר מניעת כפילויות, יצירת תמונה ברורה יותר וקבלת החלטות מבוססות נתונים אמיתיים.

ההישגים – מענה לחירום והיערכות לעתיד

•    מערכת פעילה בשטח: תוך זמן קצר, הוקמה מערכת המאפשרת למקבלי ההחלטות לראות תמונה לאומית בזמן אמת ולקבל החלטות מושכלות.
•    מענה מיידי בחירום: המערכת נותנת מענה מיידי למצבי חירום, כולל נתונים על מפונים, נפגעים וצרכים דחופים.
•    מעבר חלק בין חירום לשגרה: אמו"ן משמשת היום גם לצורך שיקום ותמיכה בתחומים כמו תעסוקה, רווחה ובריאות. המערכת מאפשרת ניצול טוב יותר של נתונים קיימים ואיסוף מתמשך של נתונים רלוונטיים.
•    שיתוף פעולה בין-משרדי משופר: יצירת שפה משותפת והנגשת מידע לכלל המשרדים שיפרה משמעותית את קבלת ההחלטות הממשלתית והדיאלוג בין הצוותים.

סיכום – לא היתה ברירה אלא להצליח

הגישה שהובילה את הקמת אמו"ן הייתה חד משמעית: אין אפשרות אחרת. המערכת הייתה קריטית והיה צורך להוציא אותה לפועל בזמן קצר תוך דילוג מעל מכשולים רבים. התוצאה מדברת בעד עצמה: הצוותים משתפים פעולה ועובדים עם מערכת מתפקדת, שיוצרת שינוי אמיתי עבור הממשלה והתושבים כאחד. מערכת זו, שנולדה בשעת חירום וקושי, תשמש את תושבי ישראל והמשרדים המשרתים אותם לאורך זמן.